Gestión de inventario en Amazon: guía para la optimización de almacenes

La correcta gestión del inventario en Amazon es uno de los elementos más importantes para el éxito dentro del marketplace.

Una buena administración del almacén puede garantizar menores costos, más ventas y un aumento en la productividad para los emprendedores.

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Pero, ¿cómo realizar una gestión del inventario en Amazon que sea óptima y funcional a nuestros objetivos?

Hemos creado una guía sencilla, dirigida a los vendedores, para aprender más sobre este tema.

Qué es la gestión del inventario en Amazon y cómo funciona

Para un vendedor en Amazon, la gestión del inventario es un aspecto crucial del negocio: el almacén de Amazon es el núcleo de tus actividades, ya sea que utilices el servicio Fulfillment by Amazon (FBA) o que administres tu almacén de forma independiente (Fulfillment by Merchant – FBM).

La gestión del inventario en Amazon es un sistema complejo y sofisticado de actividades que permite al vendedor administrar eficazmente sus productos en su propio almacén o en uno o varios almacenes de Amazon en todo el mundo.

El objetivo de una correcta gestión es evidente: garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los ordenen, minimizando los costos de almacenamiento y maximizando la eficiencia operativa.

Naturalmente, los métodos de gestión variarán según el programa que elijas.

En el modelo FBA, tu inventario se almacena en los centros de Amazon, incluidos aquellos en el mercado nacional. Amazon se encarga del almacenamiento, empaque y envío de tus productos. Como vendedor, tu tarea es asegurarte de que siempre haya suficiente stock en los almacenes de Amazon para satisfacer la demanda existente.

Si optas por FBM, entonces deberás gestionar tu almacén de forma independiente. En este caso, serás responsable de todas las fases de la gestión del inventario, desde la recepción de mercancías hasta el almacenamiento, la preparación y el envío.

Aunque son dos enfoques muy diferentes, comparten ciertos aspectos clave. En ambos casos, una gestión efectiva del inventario de Amazon implica:

• Monitoreo constante de los niveles de stock.
• Pronóstico preciso de la demanda.
• Reposición oportuna.
• Gestión eficiente de devoluciones.
• Optimización de los costos de almacenamiento.

Los beneficios de la optimización del almacén

Ahora, es más fácil comprender por qué la optimización del almacén puede ofrecer grandes beneficios para cualquier empresa:

• Reducción de costos: Minimiza los gastos de almacenamiento evitando niveles de stock excesivos.
• Aumento de ventas: Mantén un inventario óptimo, evitando la pérdida de ventas debido a productos agotados.
• Mejor posicionamiento: Amazon premia a los vendedores con un inventario bien gestionado con un mejor posicionamiento en las búsquedas.
• Flujo de caja optimizado: Evita inmovilizar demasiado capital en exceso de inventario.
• Mayor eficiencia operativa: Procesos optimizados te permiten gestionar más pedidos con menos recursos.
• Mejor experiencia del cliente: Entregas puntuales y disponibilidad constante aumentan la satisfacción del cliente.

Las mejores técnicas para gestionar el inventario

Habiendo aclarado todo esto, ahora, exploraremos las principales técnicas para optimizar la gestión del inventario.

Stock estándar del almacén

La primera técnica que se puede adoptar para gestionar el inventario en Amazon es el mantenimiento de un nivel constante de stock para productos con demanda estable.

Se trata de un método muy sencillo de implementar, pero es adecuado solo si manejas productos que se venden regularmente en Amazon. Si tus productos son altamente estacionales o si las ventas son difíciles de prever, esta técnica podría no ser la más adecuada para optimizar la gestión del inventario en Amazon.

FIFO

El método FIFO (First In, First Out) se puede utilizar para productos con fecha de caducidad o sujetos a obsolescencia. Con este enfoque, debes asegurarte de que los productos más antiguos en tu inventario sean los primeros en venderse.

Un ejemplo tradicional del uso del método FIFO se refiere a los productos alimentarios. Imagina que vendes productos perecederos como la leche. Cuando llega un nuevo suministro de leche, los empleados del almacén lo colocan detrás o debajo de los paquetes ya existentes. De esta manera, cuando se retiran unidades de este producto para preparar el lote para la venta, se tomarán primero los paquetes más antiguos, que se encuentran delante o encima.

Con esta técnica, se garantiza que los productos con la fecha de caducidad más cercana se vendan primero, reduciendo así el riesgo de desperdicio.

Sin embargo, no solo la industria alimentaria puede beneficiarse del método FIFO. Considera, por ejemplo, la aplicación de este principio también en un almacén de componentes electrónicos. Aunque estos productos no tienen una fecha de caducidad, pueden volverse obsoletos con el tiempo. Utilizando el método FIFO, la empresa se asegura de usar primero los componentes más antiguos, evitando que permanezcan sin uso durante demasiado tiempo.

Desde el punto de vista logístico, el método FIFO no requiere necesariamente una disposición física de las mercancías según el orden de llegada. Aunque, evidentemente, esto puede ser de ayuda en algunos depósitos. En muchos almacenes modernos, el sistema se gestiona a través de software que rastrean las fechas de llegada de cada lote de mercancía. Cuando se realiza un retiro, el sistema indica automáticamente qué lote debe ser utilizado. El algoritmo garantiza el cumplimiento del principio de «primero en entrar, primero en salir

LIFO

El método LIFO (Last In, First Out) es el opuesto exacto del FIFO. Este método asume que primero se venden las últimas unidades que ingresan a tu almacén.

En este caso, también puede ser útil compartir un ejemplo. Imagina que vendes baldosas. Cuando llega un nuevo suministro, los operadores del almacén colocan las baldosas en la parte superior de la pila o delante de las otras. Cuando necesitas retirar baldosas para un cliente, puedes tomar las que están más fácilmente accesibles, que son las que llegaron más recientemente. Este enfoque puede ser ventajoso para materiales que no tienen fecha de caducidad y cuya calidad no se deteriora con el tiempo.

También es útil destacar que el método LIFO no requiere necesariamente una disposición física de las mercancías según el orden inverso de llegada, aunque esto puede simplificar las operaciones en almacenes tradicionales. En los almacenes modernos, sin embargo, el sistema a menudo se gestiona mediante software que rastrea las fechas de llegada de cada lote de mercancía. De esta forma, como ya hemos visto con el método FIFO, cuando se realiza un retiro, el sistema indica automáticamente qué lote más reciente debe utilizarse

JIT

El método JIT (Just In Time) supone, en teoría, que un producto se fabrique en el momento en que se solicita. Sin embargo, este enfoque es arriesgado en Amazon debido a los tiempos de entrega requeridos y al funcionamiento del modelo FBA.

La plataforma de Amazon exige a los vendedores mantener un cierto nivel de disponibilidad de productos para garantizar entregas rápidas y satisfacer las expectativas de los clientes. Por lo tanto, es muy difícil para un vendedor que utiliza FBA integrar una técnica JIT.

Lo mismo se aplica a quienes gestionan las ventas de manera independiente. Amazon premia a los vendedores que pueden enviar rápidamente, lo que implica la necesidad de tener stock disponible. Un enfoque JIT podría causar frecuentes situaciones de «agotado», dañando la reputación del vendedor y su visibilidad en la plataforma.

Además, la demanda en Amazon puede ser muy variable y verse influenciada por factores como reseñas de clientes, promociones o eventos estacionales. Esta imprevisibilidad hace que sea muy difícil sincronizar la llegada de mercancías con la demanda, como lo exige el método JIT.

Stock de seguridad

Con el método de stock de seguridad, se requiere que el vendedor mantenga un buffer de inventario para los productos más vendidos en Amazon. De esta manera, se pueden manejar picos inesperados en la demanda o retrasos en las entregas de proveedores.

Establecer el stock de seguridad en un almacén es esencial para garantizar un equilibrio entre la disponibilidad de productos y la eficiencia operativa, es decir, identificar la cantidad mínima de mercancía que una empresa debe mantener para hacer frente a imprevistos en la demanda o en el suministro. ¿Pero cómo determinar el nivel correcto de stock de seguridad?

Para hacerlo, es necesario considerar varios factores. Primero, hay que analizar la variabilidad de la demanda. Por ejemplo, en una tienda de ropa: durante los cambios de temporada, la demanda puede fluctuar significativamente. En este caso, la tienda podría decidir aumentar el stock de seguridad para las prendas de temporada más populares, asegurándose de poder satisfacer picos de demanda inesperados.

Otro criterio a considerar es la fiabilidad de los proveedores. Imaginemos una empresa que fabrica electrodomésticos y se abastece de componentes de un proveedor conocido por sus ocasionales retrasos en las entregas. En este escenario, la empresa podría optar por un stock de seguridad más elevado para esos componentes críticos, evitando así interrupciones en la producción en caso de retrasos.

El lead time y las provisiones

Es necesario considerar el lead time, que es el tiempo necesario para recibir nuevas provisiones. Una empresa que importa materias primas del extranjero, con tiempos de entrega de varias semanas, deberá mantener un stock de seguridad más alto en comparación con una empresa que se abastece localmente con entregas en pocos días.

Además, se debe considerar el costo de mantener el stock en comparación con el costo de un posible desabastecimiento. Un supermercado, por ejemplo, podría decidir mantener un stock de seguridad más alto para productos esenciales como la leche, aceptando mayores costos de almacenamiento para evitar el riesgo de perder ventas y clientes insatisfechos.

Matemáticamente, para calcular el stock de seguridad se suelen utilizar fórmulas estadísticas que tienen en cuenta la desviación estándar de la demanda, el nivel de servicio deseado (la probabilidad de no quedarse sin stock) y el lead time. Al resultado se le aplica normalmente un ajuste basado en el conocimiento práctico y directo del mercado.

Punto de reorden

La estrategia del punto de reorden consiste en establecer un nivel de stock que, una vez alcanzado, activa automáticamente un nuevo pedido. Esta estrategia es especialmente útil cuando se utiliza FBA. Al aplicar el punto de reorden adecuado, el vendedor puede enviar al almacén de Amazon las cantidades necesarias para evitar quedarse sin stock.

Para calcular el punto de reorden, es fundamental disponer de algunos datos estadísticos como:

• La demanda media diaria del producto. Es un valor que se obtiene analizando los datos históricos de ventas y calculando cuántas unidades del producto se venden en promedio cada día.
• El lead time. Como ya mencionamos anteriormente, es el tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción de la mercancía en el almacén.
• El stock de seguridad. De esto también hemos hablado anteriormente.

Con todo esto en mente, la fórmula básica para calcular el punto de reorden es:

Punto de Reorden = (Demanda media diaria x Lead time) + Stock de seguridad

Hagamos un ejemplo práctico para comprender cómo funciona. Imaginemos que gestionamos una tienda de electrónica que vende smartphones. A partir de los datos históricos, sabemos que vendemos un promedio de 5 smartphones al día. Nuestro proveedor tarda 10 días en entregar un nuevo pedido. Hemos determinado que nuestro stock de seguridad para los smartphones debe ser de 20 unidades.

Aplicando la fórmula, obtenemos:

Punto de Reorden = (5 smartphones/día x 10 días) + 20 unidades = 70 unidades

Esto significa que cuando el stock de smartphones baja a 70 unidades, es el momento de hacer un nuevo pedido. De esta manera, durante los 10 días de espera para la nueva entrega, tendremos suficiente stock para satisfacer la demanda media (50 unidades) más un stock de seguridad (20 unidades) para posibles picos imprevistos.

Algunos ejemplos sobre el punto de reorden

Sin embargo, el cálculo del punto de reorden no siempre es tan lineal. En muchos casos, es necesario considerar factores adicionales. Por ejemplo, si la demanda es altamente estacional, podría ser necesario ajustar el cálculo según el período.

Tomemos el caso de una tienda de artículos deportivos que vende equipo de esquí. Durante el invierno, la demanda media diaria podría ser de 10 pares de esquís por día. En verano, en cambio, podría bajar a 1 par por día o menos. En este caso, el punto de reorden debería calcularse por separado para la temporada de invierno y para la de verano, teniendo en cuenta las diferentes demandas medias.

Otro factor a considerar es la variabilidad de la demanda y del lead time. Si estos elementos son muy inestables, podría ser necesario aumentar el stock de seguridad y, en consecuencia, el punto de reorden. Por ejemplo, si nuestro proveedor de smartphones suele tener retrasos en las entregas, podríamos decidir aumentar el stock de seguridad a 30 unidades. Así, el punto de reorden subiría a 80 unidades.

También es importante tener en cuenta que el punto de reorden puede cambiar con el tiempo. Las empresas deberían revisar periódicamente este valor, adaptándolo a cambios en:

• La demanda.
• El rendimiento de los proveedores.
• Las estrategias empresariales.

Por ejemplo, si nuestra tienda de electrónica inicia una campaña promocional que aumenta las ventas diarias promedio a 7 smartphones, el punto de reorden debería recalcularse en consecuencia.

Consejos para gestionar mejor el inventario en Amazon

Ahora que hemos aclarado algunas de las principales estrategias para la gestión del almacén en Amazon, profundicemos en algunos consejos para optimizar el inventario.

Relaciones con los proveedores

La construcción de relaciones sólidas con proveedores confiables, que puedan garantizar entregas puntuales y flexibilidad en las cantidades ordenadas, es un paso inicial esencial para crear una estrategia exitosa en la gestión del inventario en Amazon.

Planes de emergencia

Lamentablemente, incluso con las mejores intenciones y el plan más adecuado, las cosas no siempre salen como se espera. Por ello, preparar estrategias para gestionar situaciones imprevistas como retrasos en las entregas o aumentos repentinos en la demanda puede ser clave para evitar que pequeños o grandes inconvenientes afecten la sostenibilidad de tu negocio.

Controles de inventario

Si gestionas tus almacenes de Amazon con la modalidad FBM, realiza controles físicos regulares del inventario. Si, en cambio, usas FBA, verifica periódicamente que el inventario reportado por Amazon coincida con lo que indican tus registros.

Análisis de productos ABC

Clasifica tus productos según su volumen de ventas y rentabilidad. Luego, enfoca tus esfuerzos de gestión de inventario en los productos más importantes y, solo en segundo lugar, en aquellos con menor volumen de facturación y márgenes.

Delegar la gestión del almacén a Amazon

Muchos vendedores optan por confiar en el servicio Fulfillment by Amazon (FBA) para mejorar la gestión del inventario. ¿Pero por qué podría ser una opción conveniente?

A continuación resumimos algunos de los principales beneficios que no deberías pasar por alto:

• Acceso a la red logística de Amazon. Tus productos se almacenan en los centros de Amazon y se benefician de su amplia red de distribución.
• Gestión profesional. Amazon se encarga de todas las operaciones del almacén, desde el almacenamiento hasta el envío, permitiéndote así concentrarte únicamente en el desarrollo de tu negocio.
• Servicio al cliente. Entre las muchas actividades que maneja, Amazon también gestiona las devoluciones y la atención al cliente en FBA. Estas son tareas que pueden ser muy exigentes para un vendedor independiente o una pequeña empresa, por lo que reducirán considerablemente tu carga de trabajo, liberando tiempo para otras actividades.
• Escalabilidad. Es más fácil gestionar picos de demanda y el crecimiento del negocio sin tener que invertir en infraestructuras de almacén.
• Prime: Los productos FBA suelen ser elegibles para el envío Prime, lo que puede aumentar aún más la visibilidad y el atractivo para los clientes de Amazon.

Evidentemente, recurrir a Amazon FBA no es gratuito, siempre es importante evaluar cuidadosamente los costos en la gestión del almacén. Compáralos con tus márgenes de beneficio y volumen de ventas.

Hemos discutido las diferencias entre FBA y FBM en una guía separada, que te recomendamos leer.

Las soluciones Zon Wizard para la optimización del inventario

Nos complace recordarte que en ZonWizard ofrecemos numerosas soluciones para optimizar la gestión de tu inventario.

Entre las herramientas disponibles en nuestra suite se encuentran las de previsión de la demanda. Nuestros algoritmos avanzados te permitirán predecir la demanda futura, para que puedas planificar tu inventario de manera efectiva y evitar excesos de stock.

Además, recibirás sugerencias sobre la cantidad óptima de stock a mantener para cada producto. Así, lograrás equilibrar la disponibilidad con los costos de almacenamiento. También tendrás acceso a un análisis ABC automatizado, donde clasificaremos tus productos según su importancia para tu negocio en Amazon.

Te recordamos que puedes utilizar los paneles de control de ZonWizard para monitorear el estado de tu inventario en tiempo real, identificando rápidamente posibles problemas. Nuestra integración perfecta con el marketplace te permitirá sincronizar tu inventario para una gestión fluida.

También podrás analizar informes detallados sobre el rendimiento del inventario para obtener más ideas de mejora.

Previsiones sobre el futuro de la gestión del inventario

Como vendedor profesional, no deberías quedarte atrás ante las novedades que traerá a la gestión del inventario en tu mercado.

Una de ellas probablemente será la mayor automatización. Si gestionas un almacén físico bajo el modelo FBM, considera la adopción de soluciones automatizadas para la gestión del inventario. Esto sigue las mejores prácticas que Amazon ha implementado durante años y que podrían servirte de inspiración.

Entre los elementos que más influirán en la gestión del inventario en los próximos años, también se destaca la creciente integración con la inteligencia artificial. Las herramientas basadas en IA podrían ofrecer pronósticos más precisos sobre la demanda, lo que permitiría una optimización en tiempo real de tu inventario.