Gestione inventario Amazon: guida all’ottimizzazione del magazzino

La corretta gestione dell’inventario di Amazon è uno degli elementi di maggiore successo nella conduzione delle proprie attività sul marketplace. Pur senza anticipare le considerazioni che riporteremo nelle prossime righe, una buona gestione del magazzino può infatti garantire all’imprenditore meno costi, più vendite e un aumento della produttività.

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Ma come fare una gestione dell’inventario Amazon che sia ottimale e funzionale ai nostri obiettivi?

Abbiamo realizzato una semplice guida, rivolta a tutti i seller, per saperne di più e governare questo aspetto con la giusta consapevolezza.

Cos’è la gestione dell’inventario di Amazon e come funziona

Per un venditore su Amazon, la gestione dell’inventario è un aspetto cruciale del proprio business: il magazzino Amazon è d’altronde il cuore pulsante delle tue attività, sia che utilizzi il servizio Fulfillment by Amazon (FBA), sia che gestisci il tuo magazzino in modo indipendente (Fulfillment by Merchant – FBM).

La gestione dell’inventario di Amazon, o la gestione del magazzino Amazon, è un sistema complesso e sofisticato di attività che consente al seller di gestire efficacemente i propri prodotti nel proprio magazzino o in uno o più magazzini Amazon presenti in tutto il mondo.

L’obiettivo di una corretta gestione è evidente: garantire che i prodotti siano disponibili quando i clienti li ordinano, riducendo al minimo i costi di stoccaggio e massimizzando l’efficienza operativa.

Naturalmente, le modalità di gestione saranno molto diverse a seconda del programma scelto.

Nel modello FBA, infatti, il tuo inventario viene stoccato nei magazzini Amazon, inclusi quelli sul mercato nazionale. Amazon si occupa pertanto dello stoccaggio, dell’imballaggio e della spedizione dei tuoi prodotti. E, come venditori, il tuo compito sarà quello di assicurarti che ci siano sempre scorte sufficienti nei magazzini Amazon per soddisfare la domanda dei clienti.

Se invece opti per FBM, allora dovrai gestire il tuo magazzino di Amazon indipendentemente. In questo caso, sarai responsabile di tutte le fasi della gestione dell’inventario, dalla ricezione delle merci allo stoccaggio, dal prelievo alla spedizione.

Parliamo pertanto di due approcci molto diversi. Tuttavia, sono legati da alcuni aspetti in comune. In particolare, in entrambi i casi una gestione efficace dell’inventario Amazon prevede:

• monitoraggio costante dei livelli di scorte
• previsione accurata della domanda
• rifornimento tempestivo
• gestione efficiente dei resi
• ottimizzazione dei costi di stoccaggio.

I vantaggi dell’ottimizzazione del magazzino

Chiarito che cosa si intende per gestione dell’inventario di Amazon, diventa più intuibile capire per quali motivi l’ottimizzazione del magazzino, per qualsiasi azienda, possa offrire grandi vantaggi:

• riduzione dei costi. Puoi minimizzare le spese di stoccaggio evitando rimanenze di magazzino troppo alte;
• aumento delle vendite: Puoi mantenere un inventario ottimale, evitando di perdere vendite a causa di prodotti esauriti;
• miglioramento del posizionamento. Amazon premia i venditori con un inventario ben gestito con un miglior posizionamento nelle ricerche;
• cash flow ottimizzato. Evita di immobilizzare troppo capitale in scorte eccessive;
• maggiore efficienza operativa. Processi ottimizzati ti permettono di gestire più ordini con meno risorse;
• migliore esperienza del cliente. Consegne puntuali e disponibilità costante dei prodotti aumentano la soddisfazione dei clienti.

Le migliori tecniche per gestire l’inventario

Ora che sappiamo che cosa si intende per ottimizzazione del magazzino e quali sono i vantaggi di una buona gestione dell’inventario, cerchiamo di condividere insieme quali siano le principali tecniche per ottimizzare la gestione delle scorte di magazzino.

Scorte standard del magazzino

La prima tecnica che può essere adottata per gestire l’inventario su Amazon è quella delle scorte standard. Ovvero, mantenere un livello costante di scorte per i prodotti con domanda stabile.

Si tratta di un metodo semplicissimo da adottare. Tuttavia, come tale, è appropriato solamente se hai in portafoglio prodotti che vendono regolarmente su Amazon.

Se invece i tuoi prodotti soffrono di una forte stagionalità o, comunque, le vendite sono difficilmente stimabili nella loro evoluzione nell’arco di più mesi, la tecnica potrebbe risultare poco adatta per creare un’ottimizzazione nella gestione del magazzino Amazon.

FIFO

Il metodo FIFO (First In, First Out) è utilizzabile per prodotti con data di scadenza o soggetti a obsolescenza. Attraverso tale approccio, infatti, dovrai assicurarti che i prodotti più vecchi nel tuo inventario siano venduti per primi.

Un tradizionale esempio di utilizzo del metodo FIFO riguarda i prodotti alimentari. Immagina di vendere prodotti deperibili come il latte. Quando è pronta una nuova fornitura di latte, gli addetti al magazzino la posizionano dietro o sotto le confezioni già presenti. In questo modo, quando si va a prendere delle unità di questo prodotto per predisporre la confezione in vendita, si prenderanno le confezioni più vecchie, che si trovano davanti o sopra.

Con questa tecnica ci si assicura dunque che i prodotti con la data di scadenza più vicina vengano venduti per primi. E, così facendo, si ridurrà il rischio di sprechi.

Tuttavia, non è solo il settore alimentare quello che può beneficiare del metodo LIFO. Considera per esempio l’applicazione di questo principio anche in un magazzino di componenti elettronici. Anche se questi prodotti non hanno una vera e propria data di scadenza, possono comunque diventare obsoleti con il passare del tempo. Utilizzando il metodo FIFO, l’azienda si assicura di utilizzare prima i componenti più vecchi. Eviterà così che rimangano inutilizzati troppo a lungo.

Sotto il profilo logistico, il metodo FIFO non richiede necessariamente una disposizione fisica delle merci secondo l’ordine di arrivo. Anche se, in buona evidenza, questo può certamente aiutare in alcuni depositi. In molti magazzini moderni, invece , il sistema è gestito tramite software che tengono traccia delle date di arrivo di ogni lotto di merce. Quando viene effettuato un prelievo, pertanto, il sistema indica automaticamente quale lotto deve essere utilizzato. L’algoritmo si assicurerà il rispetto del principio del “primo entrato, primo uscito”.

LIFO

Il metodo LIFO (Last In, First Out) è invece l’esatto opposto di FIFO. Presuppone infatti che tu venda per prime le ultime unità introdotte nel tuo magazzino.

Anche in questo caso, potrebbe essere utile condividere un esempio. Immaginiamo che tu venda piastrelle. Quando arriva una nuova consegna, gli operatori addetti al magazzino posizionano le piastrelle in cima alla pila o davanti alle altre. Quando c’è bisogno di prelevare delle piastrelle per un tuo cliente, potrai prendere quelle più facilmente accessibili, che sono quelle arrivate per ultime. L’approccio può essere vantaggioso per materiali che non hanno una data di scadenza e la cui qualità non peggiora nel tempo.

Anche in questo caso, è utile condividere con tutti i nostri lettori come il metodo LIFO non richieda necessariamente una disposizione fisica delle merci secondo l’ordine inverso di arrivo, anche se questo può semplificare le operazioni nei magazzini tradizionali. In quelli moderni, invece, il sistema è spesso gestito tramite software che tengono traccia delle date di arrivo di ogni lotto di merce. Così facendo, come abbiamo già visto per il metodo FIFO, nel momento in cui viene effettuato un prelievo, il sistema indica automaticamente quale lotto più recente deve essere utilizzato.

JIT

Il metodo JIT (Just In Time) prevede, teoricamente, che un prodotto sia realizzato nel momento in cui viene richiesto. Evidentemente, si tratta di un approccio rischioso su Amazon a causa dei tempi di consegna richiesti e dello stesso funzionamento dell’approccio FBA.

La piattaforma Amazon, infatti, richiede ai venditori di mantenere un certo livello di disponibilità dei prodotti per garantire consegne rapide e soddisfare le aspettative dei clienti. Pertanto, è molto difficile per un venditore che ricorre al magazzino FBA, poterlo integrare con una tecnica JIT.

Lo stesso può però dirsi anche per chi gestisce le vendite in maniera autonoma. Amazon premia infatti i venditori che possono spedire rapidamente, cosa che implica la necessità di avere scorte pronte. Un approccio JIT potrebbe invece portare a frequenti situazioni di “esaurito”, danneggiando la reputazione del venditore e la sua visibilità sulla piattaforma.

A quanto sopra aggiungiamo il fatto che la domanda su Amazon può essere altamente variabile e influenzata da fattori come le recensioni dei clienti, le promozioni o eventi stagionali. Un’imprevedibilità che rende molto arduo sincronizzare perfettamente l’arrivo delle merci con la domanda, come invece sarebbe richiesto dal metodo JIT.

Scorte di sicurezza

Con il metodo delle scorte di sicurezza, al venditore è richiesto di mantenere un buffer di scorte per i tuoi prodotti più venduti su Amazon. In questo modo potrai gestire picchi imprevisti della domanda o ritardi nelle consegne dei fornitori.

Stabilire le scorte di sicurezza in un magazzino diviene dunque un elemento essenziale per garantire un equilibrio tra la disponibilità dei prodotti e l’efficienza operativa, ovvero l’individuazione della quantità minima di merce che un’azienda deve mantenere in magazzino per far fronte a eventuali imprevisti nella domanda o nell’approvvigionamento. Ma come determinare le scorte di sicurezza?

Per individuare il livello corretto delle scorte di sicurezza è necessario considerare diversi fattori. Prima di tutto, occorre analizzare la variabilità della domanda. Prendiamo ad esempio un negozio di abbigliamento: durante i cambi di stagione, evidentemente, la domanda può fluttuare notevolmente. In questo caso, il negozio potrebbe decidere di aumentare le scorte di sicurezza per i capi di abbigliamento stagionali più popolari, assicurandosi di poter soddisfare picchi improvvisi di richieste.

Un altro criterio di cui bisognerebbe tenere conto è l’affidabilità dei fornitori. Immaginiamo un’azienda che produce elettrodomestici e si rifornisce di componenti da un fornitore noto per occasionali ritardi nelle consegne. In questo scenario, l’azienda potrebbe optare per scorte di sicurezza più elevate per quei componenti critici, così da evitare interruzioni nella produzione in caso di ritardi.

Il lead time e le forniture

Vi è poi la necessità  di considerare la lead time, che è il tempo necessario per ricevere nuove forniture. Un’azienda che importa materie prime dall’estero, con tempi di consegna di diverse settimane, dovrà infatti mantenere scorte di sicurezza più consistenti rispetto a un’azienda che si rifornisce localmente con consegne in pochi giorni.

Infine, si consideri anche il costo di mantenimento delle scorte rispetto al costo di eventuali stock-out. Un supermercato, ad esempio, potrebbe decidere di mantenere scorte di sicurezza più alte per prodotti essenziali come il latte, accettando costi di magazzino più elevati per evitare il rischio di perdere vendite e clienti insoddisfatti.

Matematicamente, per calcolare le scorte di sicurezza si suole ricorrere a formule statistiche che tengono conto della deviazione standard della domanda, del livello di servizio desiderato (la probabilità di non andare in stock-out) e del lead time. Al risultato si applica di norma un correttivo sulla base della conoscenza pratica e diretta del mercato.

Punto di riordino

La strategia del punto di riordino prevede la possibilità di impostare un livello di scorte che, una volta raggiunto, attiva automaticamente un nuovo ordine. Si tratta di una strategia che risulta essere particolarmente utile quando si utilizza FBA. Applicando il giusto punto di riordino, infatti, il venditore può inviare al magazzino Amazon le quantità necessarie per evitare di rimanere privo di scorte.

Per calcolare il punto di riordino, è fondamentale disporre di alcuni dati statistici come:

• la domanda media giornaliera del prodotto. E’ un valore che si ottiene analizzando i dati storici delle vendite e calcolando quante unità del prodotto vengono vendute in media ogni giorno;
• il lead time. Ne abbiamo già parlato qualche riga fa. E’ il tempo che intercorre tra l’emissione dell’ordine e la ricezione della merce in magazzino;
• le scorte di sicurezza. Anche di questo, abbiamo discusso in precedenza.

Tutto ciò premesso, la formula base per il calcolo del punto di riordino è:

Punto di Riordino = (Domanda media giornaliera x Lead time) + Scorte di sicurezza

Facciamo un esempio pratico per comprendere come funziona. Immaginiamo di gestire un negozio di elettronica che vende smartphone. Dai dati storici, sappiamo che vendiamo in media 5 smartphone al giorno. Il nostro fornitore impiega 10 giorni per consegnare un nuovo ordine. Abbiamo stabilito che le nostre scorte di sicurezza per gli smartphone devono essere di 20 unità.

Applicando la formula, otteniamo:

Punto di Riordino = (5 smartphone/giorno x 10 giorni) + 20 unità = 70 unità

Questo significa che quando le scorte di smartphone scendono a 70 unità, giunge il momento di effettuare un nuovo ordine. In questo modo, durante i 10 giorni di attesa per la nuova fornitura, avremo abbastanza scorte per soddisfare la domanda media (50 unità) più una scorta di sicurezza (20 unità) per eventuali picchi imprevisti.

Qualche esempio sul punto di riordino

Tuttavia, il calcolo del punto di riordino non è sempre così lineare. In molti casi, è necessario considerare fattori aggiuntivi. Ad esempio, se la domanda è fortemente stagionale, potrebbe essere necessario adeguare il calcolo in base al periodo.

Prendiamo il caso di un negozio di articoli sportivi che vende attrezzatura da sci. Durante l’inverno, la domanda media giornaliera potrebbe essere di 10 paia di sci al giorno: In estate, invece, potrebbe scendere a 1 paio al giorno, o meno. In questo caso, il punto di riordino dovrebbe essere calcolato separatamente per la stagione invernale e per quella estiva. Dovrà in altri termini tenere conto delle diverse domande medie.

Un altro fattore da considerare è la variabilità della domanda e del lead time. Se questi elementi sono molto instabili, potrebbe essere necessario aumentare le scorte di sicurezza. E, di conseguenza, il punto di riordino. Per esempio, se il nostro fornitore di smartphone ha spesso ritardi nelle consegne, potremmo decidere di aumentare le scorte di sicurezza a 30 unità. Il punto di riordino sale così a 80 unità.

È anche importante notare che il punto di riordino può cambiare nel tempo. Le aziende dovrebbero rivedere periodicamente questo valore, adattandolo ai cambiamenti:

• nella domanda,
• nelle prestazioni dei fornitori,
• nelle strategie aziendali.

Ad esempio, se il nostro negozio di elettronica inizia una campagna promozionale che aumenta le vendite medie giornaliere a 7 smartphone, il punto di riordino dovrebbe essere ricalcolato di conseguenza.

Consigli per gestire al meglio l’inventario di Amazon

Ora che abbiamo chiarito quali siano alcune delle principali strategie di gestione del magazzino di Amazon, cerchiamo di approfondire il buon esito dei nostri sforzi con alcuni consigli di miglior ottimizzazione dell’inventario.

Rapporti con i fornitori

La costruzione di relazioni solide con fornitori affidabili, che possano garantire consegne puntuali e flessibilità nelle quantità ordinate, è evidentemente uno step iniziale essenziale per creare una strategia vincente nella gestione del magazzino Amazon.

Piani di emergenza

Purtroppo, anche nelle migliori intenzioni e con il più opportuno piano preparatorio, non sempre le cose vanno come previsto. Ecco dunque che preparare strategie per gestire situazioni impreviste come ritardi nelle consegne o improvvisi aumenti della domanda può rivelarsi un approccio adeguato per evitare che piccoli o grandi inconvenienti possano danneggiare la sostenibilità del proprio business.

Controlli di magazzino

Se gestisci i tuoi magazzini Amazon con la modalità FBM, effettua regolarmente controlli fisici dell’inventario. Se invece usi FBA, verifica regolarmente che l’inventario riportato da Amazon corrisponda a quanto risulta dalle tue registrazioni.

Analisi prodotti ABC

Classifica i tuoi prodotti in base al loro volume di vendite e profittabilità. Concentra poi i tuoi sforzi di gestione dell’inventario sui prodotti più importanti e, solo secondariamente, sugli altri che rispecchiano volumi di fatturato e di margini inferiori.

Affidare ad Amazon la gestione del magazzino

Come noto, e come più volte abbiamo commentato nei nostri approfondimenti, molti venditori scelgono di affidarsi al servizio Fulfillment by Amazon (FBA) per una migliore gestione del magazzino. Ma perché potrebbe essere una scelta conveniente?

Fermo restando che ogni seller dovrebbe effettuare un’analisi puntuale e specifica sul proprio business, di seguito abbiamo riassunto alcuni dei principali vantaggi che non dovresti sottovalutare:

1. accesso alla rete logistica di Amazon. I vostri prodotti vengono stoccati nei magazzini Amazon e beneficiano della vasta rete di distribuzione dell’azienda;
2. gestione professionale. Amazon si occupa di tutte le operazioni di magazzino, dall’immagazzinamento alla spedizione. Ti permette così di concentrarti solo ed esclusivamente sullo sviluppo del tuo business;
3. servizio clienti. Tra le tante attività di cui si occupa, Amazon gestisce anche i resi e il servizio clienti in FBA. Si tratta di due incombenze molto gravose per un venditore singolo o per una piccola azienda. Può dunque ridurre notevolmente il tuo carico di lavoro, liberando tempo per altre attività;
4. scalabilità. È più facile gestire picchi di domanda e crescita del business senza dover investire in infrastrutture di magazzino;
5. Prime: i prodotti FBA sono spesso idonei per la spedizione Prime. In questo modo, è possibile aumentare ulteriormente la visibilità e il livello di attrattiva per i clienti Amazon.

Ovviamente, considerato che il ricorso a Amazon FBA non è gratis, è sempre importante valutare con attenzione i costi di questo approccio strategico nella gestione del magazzino. Rapportali ai propri margini di profitto e al volume di vendite.

Abbiamo parlato delle differenze tra FBA e FBM in una separata guida di riferimento, che ti consigliamo di leggere.

Le soluzioni Zon Wizard per l’ottimizzazione dell’inventario

L’occasione ci è naturalmente utile per ricordare che in ZonWizard offriamo numerose soluzioni che ti permetteranno di ottimizzare la gestione del tuo inventario.

Tra gli strumenti che puoi trovare nella nostra suite ci sono ad esempio quelli di previsione della domanda. I nostri algoritmi avanzati ti permetteranno di prevedere la domanda futura. Potrai così pianificare di conseguenza il tuo inventario, evitando rimanenze di magazzino troppo alte.

Inoltre, potrai ricevere suggerimenti sulla quantità ottimale di scorte da mantenere per ciascun prodotto. Riuscirai così a bilanciare la disponibilità con i costi di stoccaggio. E, inoltre, ad avere accesso a un’analisi ABC automatizzata. Classificheremo infatti i tuoi prodotti in base alla loro importanza per il tuo business su Amazon.

Ti rammentiamo altresì che potrai utilizzare le dashboard di ZonWizard per monitorare lo stato del tuo inventario in tempo reale. Potrai così identificare rapidamente potenziali problemi. La nostra perfetta integrazione con il marketplace ti permetterà di sincronizzare il tuo inventario per una gestione senza interruzioni.

Analizza poi i report dettagliati sulle performance dell’inventario per trarre ulteriori spunti di miglioramento.

Previsioni sul futuro della gestione dell’inventario

Come venditore professionale Amazon, non dovresti farti trovare impreparato dinanzi alle novità che il futuro della gestione dell’inventario apporterà di seguito nel tuo mercato di riferimento.

Una di queste sarà probabilmente legata alla crescente maggiore automazione. Se pertanto hai un magazzino fisico che gestisci in FBM, valuta l’adozione di soluzioni automatizzate per la gestione dell’inventario. Una linea che è peraltro coerente con le best practice da tempo adottate da Amazon, da cui potresti trarre ispirazione.

Tra gli elementi che impatteranno maggiormente sulla gestione dell’inventario nei prossimi anni annoveriamo poi anche la crescente integrazione con l’intelligenza artificiale. Strumenti basati sull’AI potrebbero infatti fornire stime più attendibili per la domanda. Di conseguenza, potrebbero favorire una crescente ottimizzazione in tempo reale dell’inventario.